Con una soluzione semplice per gestire processi documentali complessi, IDM Consulting grazie alla tecnologia IBM ha aiutato IPAS a collaborare in maniera efficiente con la Pubblica Amministrazione e risparmiare sui costi.
Più di 60.000 impianti pubblicitari su tutto il territorio nazionale, la cosiddetta pubblicità permanente fatta di cartelli stradali, paline alle fermate degli autobus e transenne lungo gli incroci. Assieme a una montagna di carta per gestire le pratiche con gli enti che concedono le autorizzazioni per questi impianti o che, comunque, hanno a che fare con le strade che li ospitano: comuni, province, Anas e così via.
SFIDA
L’esigenza principale è gestire il flusso di documenti contrattuali accumulati negli anni oltre alla necessità di snellire le procedure organizzative interne legate alle pratiche di rinnovo degli spazi pubblicitari venduti e delle autorizzazioni per gli Uffici Concessioni dei vari enti statali italiani. Nodo fondamentale la necessità di integrare la consultazione dei documenti ed il relativo stato di avanzamento attraverso lo strumento gestionale.
SOLUZIONE
Il sistema IBM Content Manager, che integra il repository documentale e il motore di workflow, ha consentito a Ipas di dematerializzare i documenti cartacei. Al nuovo sistema documentale Ipas ha integrato il software gestionale, in modo che i documenti possano essere richiamati in caso di necessità velocemente.
L’operatore può accedere tramite web e viene supportato nel riconoscimento e l’importazione dei contenuti liberandolo dalla manualità per concentrarsi sul controllo del processo.
VANTAGGI
- Processi aziendali automatizzati
- Costante aggiornamento dell’archivio storico
- Eliminazione rischio di perdita documentazione e riduzione di errori
- Totale controllo sul flusso apertura-chiusura pratica
- Suddivisione delle pratiche da lavorare nelle varie fasi
DICONO DI NOI
«ll grosso vantaggio che stiamo cominciando a vedere consiste nella possibilità di trovare un documento nel momento in cui ne abbiamo bisogno», ha spiegato Roberto Poiri, responsabile dei sistemi informativi di Ipas, «abbiamo degli archivi immensi che richiedevano tempo per la ricerca. Per il momento siamo partiti dalla gestione corrente, digitalizzando i documenti prodotti, ma contestualmente ogni volta che la pratica prevede di recuperare un documento storico questo viene digitalizzato»
